Срок хранения первичных документов в организации
ЖалобаВопрос
Закажите обратный звонок по этому вопросу
Потеряли Ваш пароль ? Пожалуйста, введите ваш адрес электронной почты . Вы получите ссылку и сможете создать новый пароль по электронной почте .
Ответ ( Один )
Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ
По Закону о бухучете бухгалтерские документы должны храниться пять лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Это касается, в частности, первичных учетных документов, кассовых документов и бухгалтерских регистров. А документы, связанные с организацией и ведением бухучета, например учетная политика, должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, Письмо Минфина от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604).
В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов — Налоговым кодексом РФ, Законом об архивном деле и Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).
Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок.
Бухгалтерские документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек установленный для них срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Правил хранения документов).
Чтобы определить, какие документы уже можно уничтожить, надо провести экспертизу имеющихся в организации документов. Это делает экспертная комиссия, которая создается приказом руководителя организации. В состав комиссии следует включить работников, которые знают установленные законодательством сроки хранения бухгалтерских документов и понимают, как документы используются при составлении отчетности. Например, членами комиссии могут быть сотрудники, работающие в бухгалтерии или занимающиеся делопроизводством.
Процедура уничтожения документов такова. Член экспертной комиссии, которому поручено отобрать документы на уничтожение, выясняет, у каких из них истек срок хранения по состоянию на 1 января текущего года, и включает их в акт о выделении к уничтожению документов по форме, приведенной в Правилах хранения документов (п. 4.11 Правил хранения документов).
Акт о выделении к уничтожению документов подписывается экспертной комиссией и утверждается руководителем организации (п. 4.11 Правил хранения документов). После этого документы, перечисленные в акте, можно уничтожить (п. 4.13 Правил хранения документов).
Уничтожить документы можно любым из следующих способов:
1) самостоятельно (например, с помощью шредера). В этом случае составьте акт об уничтожении документов, в котором зафиксируйте, какие документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены.
2) передав на уничтожение (утилизацию) в специализированную организацию. Документы передаются ей по накладной, в которой должно быть указано количество переданных для уничтожения документов (дел, папок с документами) и их вес (п. 2.4.7 Правил Росархива).