Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
ЖалобаВопрос
Опишите причину своей жалобы
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов.
нет решения
0
Бухгалтерский учет
6 лет
1 Ответ
1107 просмотров
Новичок 0
Ответ ( Один )
Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ
В части 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) сказано, что первичные учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.
В ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно.
Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения о ней хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень документов) (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Но не менее пяти лет после отчетного года. Более длительные сроки хранения документов могут быть установлены Налоговым кодексом,
а также Перечнем документов.
Бухгалтерские и налоговые документы нужно хранить не менее пяти лет (Письмо Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, доведено до сведения налоговых инспекций Письмом ФНС России от 14.08.2013 N АС-4-3/14759@).
Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). В том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Этот порядок распространяется и на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе системы «Клиент — Банк». При этом налогоплательщики обязаны хранить бухгалтерские и налоговые документы четыре года, если иные сроки не установлены законодательством (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).
Получается, если в разных нормативных правовых актах определены разные сроки хранения одного и того же документа, нужно руководствоваться тем актом, который предусматривает наибольший срок. В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.
Особые сроки хранения отдельных бухгалтерских
(налоговых) документов
Вид документов
Срок хранения
Нормы законодательства, реквизиты разъяснений финансового ведомства
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т.д.
В течение пяти лет после окончания того периода, за который они составлены
Строки 382, 392, 394 и 396 разд. 4 Перечня документов
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме N Т-49)
В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме N Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет
Строка 412 разд. 4 Перечня документов
Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки
Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом «доходы минус расходы», для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок
Пункт 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6, абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ и Письмо Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278
Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи)
В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи)
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270
Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения)
В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается
Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ и ст. 203 ГК РФ
Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников, которые были оплачены компанией
Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком. Но не менее четырех лет
Абзац 4 п. 3 ст. 264 НК РФ
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО
Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании
Строки 351 и 358 разд. 4 Перечня документов
Течение срока хранения документов начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104). То есть течение срока хранения начинается с 1 января года, следующего за тем, в котором были оформлены документы (абз. 4 п. 1.4 Перечня документов).