Первичные документы подписаны ЭЦП

Жалоба
Вопрос

Опишите причину своей жалобы

Жалоба
Отмена

Добрый день. Получили документы от контрагента (отчет комиссионера и счет-фактуру на комиссионное вознаграждение) по электронной почте, с их стороны вместо подписи написано «Подписано цифровой подписью.Дата «.

Вопросы в следующем:

  • считается ли данный документ подписан ЭЦП?
  • Контрагент уверяет, что данный документ подписан именно ЭЦП. Если да, то как нам проверить какая это ЭЦП?
  • Где мы должны хранить данные документы (электронный архив?)?
  • Можно ли обмениваться документами, которые содержат ЭЦП через электронную почту, либо только через операторов электронного документооборота?
  • Как нам подписать документ с нашей стороны, через оператора электронного документооборота, либо как-то через электронную почту?
  • И если у нас нет ЭПЦ мы можем с нашей стороны подписать этот документ от руки? (т.е. может быть документ с одной стороны быть подписанным ЭЦП ,а с другой от руки?)
есть решение 0
Кадры Санек Павлов 2 года 1 Ответ 1162 просмотров Новичок 0

Ответ ( Один )

  1. Лиана Смирнова

    Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ

    Жалоба
    Отмена

    1-2) На основании ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

    Данный Закон устанавливает требования ко всем видам электронных подписей, при несоблюдении которых она будет считаться недействительной.

    Например, в соответствии с частью 3 статьи 5 Закона об электронной подписи, неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

    • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
    • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
    • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
    • создается с использованием средств электронной подписи.

    В соответствии с частью 4 статьи 5 Закона об электронной подписи усиленной квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

    • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
    • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

    Только при соответствии перечисленным выше критериям будет считаться, что документ подписан. Проверить ЭЦП можно только через специализированного оператора связи.

    3) Электронный счет-фактура (как и первичные документы в электронной форме), составленный по утвержденному ФНС формату и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, является оригиналом документа. Его не нужно распечатывать ни для представления по требованию налоговой инспекции (п. 2 ст. 93 НК РФ), ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, Письма Минфина от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259, ФНС от 19.07.2017 N СД-4-3/14079@).

    Соответственно, электронные счет-фактура и первичные документы хранятся в электронной форме.

    4) Хозяйствующие субъекты, решившие составлять счета-фактуры и первичные документы в электронном виде, не вправе осуществлять электронный обмен без участия специализированного оператора связи. Действующим законодательством не допускается обмен документами, которые содержат ЭЦП через электронную почту.

    5-6) Неотъемлемой частью электронного документооборота, в том числе обмена счетами-фактурами, является усиленная квалифицированная электронная подпись. В силу абз. 2 п. 6 ст. 169 Кодекса электронный счет-фактуру следует подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя, а согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

    Исходя из вышеизложенного действующим законодательством не допускается подпись электронных форм счетов-фактур и первичных документов без участия оператора электронного документооборота. Просто через электронную почту сделать это невозможно.

    Подписание от руки электронного документа также недопустимо.

    Если продавец и покупатель договорились об использовании электронных счетов-фактур, то порядок документооборота будет таким.

    Продавец в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме):

    • составляет счет-фактуру в электронной форме по утвержденному формату;
    • подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя компании или уполномоченного им лица (Письма Минфина от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176, ФНС от 19.05.2016 N СД-4-3/8904). Подпись главного бухгалтера не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ);
    • отправляет покупателю файл счета-фактуры по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через доверенного оператора ЭДО.

    После этого продавец (п. 2.7 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме):

    • получает подтверждение оператора ЭДО с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры;
    • не позднее следующего за этим рабочего дня отправляет оператору извещение о том, что подтверждение получено.

    Только после получения продавцом этого подтверждения оператора ЭДО электронный счет-фактура считается выставленным. Но датой его выставления считается дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, указанная в подтверждении оператора (п. 1.10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

    Продавец и покупатель могут договориться, что покупатель будет отправлять продавцу извещение о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО. В этом случае продавцу дополнительно поступит от оператора ЭДО извещение покупателя о получении счета-фактуры (п. п. 2.9, 2.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

    В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж, Письмо ФНС от 17.06.2013 N ЕД-4-3/10769).

    Дублировать на бумаге выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя. В то же время при необходимости продавец имеет право выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры. Например, если по какой-либо причине невозможно передать счет-фактуру по ТКС через оператора ЭДО (п. 2.20 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме). Также продавец по просьбе покупателя может распечатать для него электронный счет-фактуру.

    Покупатель при приобретении товара (работ или услуг) или уплате аванса (п. п. 2.9, 2.12 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме):

    • получает от оператора ЭДО файл счета-фактуры продавца;
    • получает от оператора ЭДО подтверждение отправки файла счета-фактуры с указанием даты и времени этой отправки;
    • не позднее следующего за этим рабочего дня направляет оператору ЭДО извещение о получении этого подтверждения.

    Только после получения от оператора ЭДО подтверждения отправки файла счета-фактуры электронный счет-фактура считается полученным и покупатель может зарегистрировать его в книге покупок в общем порядке (п. 1.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

    Если продавец и покупатель договорились, что покупатель будет отправлять продавцу извещение о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО, то покупатель также (п. п. 2.9, 2.10, пп. «б», «в» п. 2.12, п. 2.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме):

    • отправляет продавцу через оператора ЭДО извещение о том, что файл счета-фактуры получен;
    • получает подтверждение оператора ЭДО о том, что продавцу отправлено извещение о получении счета-фактуры, с указанием даты этой отправки;
    • не позднее следующего за этим рабочего дня направляет оператору ЭДО извещение о том, что это подтверждение получено.
    Лучший ответ

Напишите ответ

Обзор