Обоснование командировочных расходов

Жалоба
Вопрос

Опишите причину своей жалобы

Жалоба
Отмена

По командировкам возник ряд вопросов:
 
1.      Ситуация – сотрудник (он же и учредитель) летит в командировку, ему оплачивается билет туда и отель. Но какое-то время он планирует после командировки просто пожить за свой счет в этом же отеле (на Новогодних праздниках), имеем ли мы право оплатить ему билет обратно, как возвращение из командировки (хотя фактически она уже будет завершена)?
2.      Необходимо ли в обязательном порядке выплачивать сотруднику суточные, если он не предоставляет нам документы на ежедневные нужды в командировке (н-р, расходы по питанию)? Если суточные не выплачивались, можем ли мы рассчитать и выплатить их «задним» числом?
3.      Какие документы вообще могут подтвердить что командировка была именно командировкой, а не просто поездкой?…Именно с точки зрения принятия расходов (минимизация налоговых рисков). Особенно если это зарубежная поездка?…
4.      Если сотрудник только сейчас предоставил документы по оплаченным билетам за июнь-август, оформляем авансовый отчет текущей датой?
5.      Представительские расходы для УСН – каковы критерии списания (размер, обоснования)?
6.      Если ИФНС не признает командировочным расходом выплаты по билетам и отелю сотруднику, будет ли считаться, что фактически физическое лицо получило дополнительный доход, облагаемый НДФЛ? Начисляются ли на эти суммы также страховые взносы?

есть решение 0
Кадры Анастасия Миронова 2 года 1 Ответ 1272 просмотров Новичок 0

Ответ ( Один )

  1. Антон Мохов

    Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ

    Жалоба
    Отмена

    1) Да, Вы имеете право оплатить проезд в этом случае.

    Стоимость проезда в командировку и обратно не облагается НДФЛ и тогда, когда работник с разрешения руководителя организации (Письма Минфина от 13.06.2017 N 03-03-РЗ/36418, от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687):

    • выезжает к месту командировки в выходные или нерабочие праздничные дни, предшествующие дате начала командировки;
    • задерживается в месте командировки на выходные или нерабочие праздничные дни, следующие за датой окончания командировки.

    2) Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 Положения о командировках). Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то оно определяется по служебной записке, которую он должен представить по возвращении (Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).

    Суточные выплачиваются до командировки, поэтому не требуется предоставления подтверждающих документов.

    3)Служебная командировка (далее также — командировка) — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Такое распоряжение должно быть оформлено письменно, например в виде приказа о направлении в командировку. Данный вывод следует из абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ (далее — Положение о служебных командировках).

    При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

    При командировке по России вы можете оформить работнику командировочное удостоверение, однако делать это не обязательно (пп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 N 1595). Также можно не вести журнал учета работников, выбывающих в командировку (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.07.2015 N 771).

    В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначайте буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

    Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

    После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

    4) Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

    • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
    • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

    Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Сдать в бухгалтерию авансовый отчет о суммах, потраченных в командировке, работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из нее (п. 26 Положения о командировках).

    Если сотрудник уже отчитался (т.е. уже предоставил авансовый отчет), а через некоторое время принес подтверждающие проезд документы, то повторно отчет не формируется. В этом случае сотрудник пишет заявление о возмещении расходов той датой, когда принес билеты в организацию.

    5) При УСН представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя (Письмо Минфина от 11.10.2004 N 03-03-02-04/1/22). Представительские расходы учитываются только для целей налогообложения прибыли.

    6) Да, не подтвержденные расходы, если Вы их возмещаете работнику, облагаются НДФЛ и взносами так (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, Письма Минфина от 08.05.2015 N 03-03-06/1/26918, Минтруда от 03.07.2015 N 17-3/В-326).

    Вид расхода, не подтвержденного документами

    НДФЛ

    Страховые взносы

    Проезд в командировку и обратно

    Облагается

    Облагается

    Проживание в командировке

    Не облагается в пределах:

    — 700 руб/день для командировок по РФ;

    — 2 500 руб/день — для загранкомандировок

    Облагается

    Лучший ответ

Напишите ответ

Обзор