Можно ли отказать сотруднику в возмещении расходов если авансовый отчет предоставлен с опозданием

Жалоба
Вопрос

Опишите причину своей жалобы

Жалоба
Отмена

Добрый день.

Можно ли отказать в компенсации авансового отчета (суточные, транспортные расходы, расходы на бензин по путевому листу), если сотрудник предоставил авансовый отчет не своевременно.

Заранее спасибо!

есть решение 0
Кадры Яна Никонова 3 года 1 Ответ 1100 просмотров Новичок 0

Ответ ( Один )

  1. Антон Мохов

    Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ

    Жалоба
    Отмена

    Служебная командировка (далее также — командировка) — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

    Гарантии командированным работникам

    При направлении в служебную командировку работодатель обязан сохранить за работником место работы (должность) и средний заработок (см. о выплате среднего заработка), а также возместить расходы, связанные с командировкой (ст. 167 ТК РФ).

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, положением о служебных командировках), если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

    Законодательство не предусматривает возможности для работодателя отказать сотруднику в возмещении данных расходов.

    Направленному в командировку работнику оплачиваются (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках):

    • суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом (ЛНА) вашей организации (Письмо Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135);
    • расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси или служебном либо личном автомобиле;
    • расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки (Письмо Минфина от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802);
    • другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя. Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, расходы на упаковку багажа, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходы на оформление визы при загранкомандировках.

    Перед отъездом работнику выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов (п. 10 Положения о командировках).

    Сумма аванса определяется исходя из:

    • приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и расходов на проживание там;
    • общей суммы суточных за все дни командировки;
    • других планируемых командировочных расходов работника.

    На практике часто возникают ситуации, когда работник, возвратившись из командировки, в установленный срок не отчитывается по денежному авансу, выданному ему перед отъездом.

    Это может привести к тому, что налоговые органы включат неиспользованные и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного сотрудника, а организация получит в акте проверки замечание о нарушении Порядка ведения кассовых операций и установленных правил расчетов с подотчетными лицами. Но, несмотря на то что сотрудник не отчитался в срок, право собственности на полученную под отчет сумму к нему не переходит. Следовательно, эта сумма не является его доходом и с нее не нужно удерживать НДФЛ (ст. ст. 41 и 210 НК РФ).

    Однако часто налоговые инспекторы на местах склоняются к тому, что организация должна удержать НДФЛ с суммы аванса, за которую работник не отчитался в срок. Поэтому они могут доначислить НДФЛ, если авансовый отчет был составлен позже установленного срока.

    Нужно учесть, что подотчетные суммы, не подтвержденные документами и не возвращенные в срок, это не доход работника, а его задолженность перед организацией. Такую задолженность организация в установленном законом порядке имеет возможность удержать из его заработной платы, взыскать с него в судебном порядке. Доходом сотрудника указанная задолженность может стать только в случае прощения долга. Из гл. 23 НК РФ также не следует, что неподтвержденные авансы у подотчетных лиц являются их материальной выгодой. Аналогичные разъяснения даны в Письмах Федеральной службы по труду и занятости РФ от 11.03.2009 N 1144-ТЗ и от 09.08.2007 N 3044-6-0. К такому же выводу приходят суды (Постановления ФАС Уральского округа от 19.08.2004 N Ф09-3354/04-АК и ФАС Центрального округа от 08.01.2004 N А54-2875/03-С21).

    Лучший ответ

Напишите ответ

Обзор